Déclaration de confidentialité (RGPD)
Politique rédigée le : 15.09.2023
1. Préambule
Aqualia-Services respecte la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel ainsi que le Règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement général sur la protection des données - RGPD).
Dans le cadre de cette réglementation, chaque personne peut obtenir des informations concernant le traitement de ses données à caractère personnel. Elle dispose également de certains droits. Ces informations et ces droits sont expliqués dans cette Déclaration de confidentialité sur la protection des données à caractère personnel.
La présente Déclaration a pour objet de mettre en œuvre les obligations d’information et de transparence prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après RGPD). Il vise plus spécifiquement à informer les clients et/ou utilisateurs titres-services d’Aqualia-Services sur le traitement des données à caractère personnel les concernant, sur la finalité de ce traitement ainsi que sur la durée du traitement.
Les droits de ceux-ci dans le cadre du traitement des données à caractère personnel sont également repris dans le présent règlement.
2. Notions générales
Les concepts suivants sont utilisés dans cette Déclaration de confidentialité :
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Données personnelles :
Toutes les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable (Par exemple : le nom, le numéro de registre national, l’adresse, la composition de ménage, des évaluations, des certificats médicaux, etc.)
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Traitement :
Ensemble des action(s) sur les données personnelles (Par exemple : conserver, collecter, modifier, demander, consulter, utiliser, envoyer, diffuser, transmettre, effacer, supprimer des données personnelles)
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Responsable du traitement :
Personne physique ou morale, institution, service ou tout autre organisme qui, seul ou avec d’autres, définit la finalité et les moyens du traitement des données personnelles (Par exemple : l’employeur).
3. Champ d'application
Cette déclaration de confidentialité s’applique au traitement des données à caractère personnel :
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Des clients de l’entreprise
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Des utilisateurs titres-services.
Dans cette déclaration, ces personnes sont appelées les « personnes concernées ».
4. Responsable du traitement des données à caractère personnel
Aqualia-Services se conforme à l’ensemble des dispositions légales relatives à la protection des données à caractère personnel, en ce compris les dispositions du RGPD.
5. Données à caractère personnel qui font l’objet d’un traitement
Dans le cadre de son fonctionnement, Aqualia-Services traite les données à caractère personnel ayant un rapport avec :
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L’identité des Personnes concernées comme le nom, le prénom, le numéro de registre national, la copie de la carte d’identité ou la date de naissance
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Les coordonnées des Personnes concernées comme l’adresse, le numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), l’adresse électronique
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Les informations relationnelles comme les données relatives à la situation familiale, l’état civil, la composition de ménage
6. Finalité et base juridique du traitement des données à caractère personnel
Ces traitements de données sont nécessaires à l’exécution de la convention à laquelle la personne concernée est partie, au respect des obligations légales et contractuelles auxquelles Aqualia-Services est soumis(e), ainsi qu’aux fins de ses intérêts légitime
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Nécessité de pouvoir contacter et communiquer avec la personne concernée
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Permettre la planification du travail, son suivi ainsi que le contrôle des prestations,
La personne concernée communique les données personnelles reprises au point 5 à Aqualia-Services dès la signature de la convention ou au moment où ces données lui sont demandées. Ces données sont nécessaires pour que l’entreprise puisse appliquer correctement la législation et ses obligations contractuelles.
La poursuite de l’exécution de la convention n’est pas garantie en cas de refus de la personne concernée de transmettre les données et que ce refus empêche la bonne exécution des obligations légales, réglementaires ou contractuelles de l’entreprise.
Ce qui précède ne s'applique toutefois pas aux données personnelles pour lesquelles la personne concernée doit expressément donner son consentement au traitement des données. Ces informations ne sont traitées par l'entreprise que si la personne concernée a expressément donné son consentement à cette fin, à la lumière des finalités de traitement spécifiques pour lesquelles il est informé séparément. L'entreprise garantit que la personne concernée a le libre choix de donner son consentement, de refuser ou de se rétracter par la suite, sans conséquences négatives.
La personne concernée est tenue de signaler par écrit, spontanément et sans délai, à Aqualia-Services tout changement dans les données personnelles fournies.
7. Durée du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel mentionnées au point 5 sont conservées durant « la durée de la convention ». Elles peuvent être conservées durant une période supérieure
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Dans les cas où la législation belge impose des délais de conservation supérieurs
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Lorsque le délai de prescription d’une éventuelle action en justice à l’encontre de l’entreprise le justifie
Lorsque les données sont nécessaires pour remplir les obligations découlant d’un texte de loi, d’une autre réglementation ou d’une convention.
8. Droits des personnes concernées
8.1. Accès aux données personnelles
La personne concernée a le droit de prendre connaissance des données à caractère personnel qui la concernent ainsi que des spécificités du traitement, en ce compris la finalité du traitement de ces données. Elle peut demander une copie des données. Dans ce cas, cette copie est fournie gratuitement à la personne concernée.
8.2. Rectification ou effacement des données personnelles
La personne concernée peut exiger que des données inexactes la concernant soient corrigées ou complétées dans les meilleurs délais.
Elle peut exiger l’effacement des données à caractère personnel la concernant dans les meilleurs délais lorsque ces données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées, lorsqu’il n’existe plus de finalité légitime pour le traitement, lorsque la personne concernée revient sur son consentement au traitement de certaines données et que le responsable du traitement ne peut se fonder sur une autre finalité légitime pour le traitement.
8.3. Limitation du traitement des données personnelles
La personne concernée peut exiger la limitation du traitement des données à caractère personnel la concernant lorsqu’elle conteste l’exactitude de ces données (limitation durant la durée permettant de vérifier l’exactitude des données) ou s’oppose au traitement des données (conformément au point 8.4.)
Dans ce cas, les données ne peuvent être traitées (à l’exception de leur conservation) qu’avec le consentement de la personne concernée, ou pour la constatation de l’exercice ou la défense de droits en justice ou pour la protection des droits d’une autre personne.
8.4. Opposition au traitement des données personnelles
Hormis les données à caractère personnel qui sont nécessaires au respect des obligations contractuelles ou légales de Aqualia-Services la personne concernée peut s’opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel la concernant pour des raisons tenant à sa situation particulière.
8.5. Portabilité des données personnelles
La personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel qui la concernent et qu’elle a fournies au responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable de traitement. Ce droit n’est ouvert que si le traitement est effectué par des procédés automatisés.
8.6. Droit de retirer le consentement
Lorsque la licéité du traitement de données repose sur le consentement exprès de la personne concernée, celle-ci a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le traitement de ces données avant le retrait du consentement reste valable.
9. Mise en œuvre des droits des personnes concernées
Si la personne concernée souhaite exercer l’un des droits exposés ci-avant, elle peut introduire une demande en s’adressant à la personne de contact dont les coordonnées sont reprises au point 11. Cette personne prendra les mesures nécessaires pour satisfaire à la demande.
Les suites données à cette demande sont communiquées à la personne concernée dans les meilleurs délais et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Le cas échéant, ce délai peut être prolongé de deux mois en raison de la complexité et du nombre de demandes.
Le refus de donner suite aux demandes de la personne concernée ainsi que les raisons de ce refus, lui sont communiqués dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. En cas de refus, la personne concernée a le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle (Autorité de protection des données) ou d’entamer une procédure devant une juridiction.
La personne concernée peut introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle. En Belgique, il s’agit de l’Autorité de Protection des Données :
Rue de la Presse, 35
1000 BRUXELLES
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35 7 10.
10. Destinataires des données à caractère personnel
Les données collectées sont traitées de façon confidentielle.
11. Personne de contact
La personne concernée peut prendre contact avec Aqualia-Services pour toute question relative au traitement de ses données à caractère personnel ou si elle souhaite faire valoir ses droits relatifs à la protection des données personnelles traitées par le responsable de traitement.
12. Mesures techniques et organisationnelles
Les mesures techniques et organisationnelles nécessaires sont prises par Aqualia-Services pour assurer la protection et la confidentialité des données à caractère personnel.
13. Modification de la Déclaration de confidentialité
La présente déclaration de confidentialité peut être adaptée lorsque les circonstances l’exigent.
14. Droit des personnes
La présente déclaration de confidentialité est régie, expliquée et exécutée conformément au droit belge, qui est exclusivement d’application.